Makalah Performance Management & Appraisal

MAKALAH UTS MATA KULIAH PPSDM PERFORMANCE MANAGEMENT & APPRAISAL

Disusun Oleh : Alya Azhari Meita Putri 01218039 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Narotama Surabaya 2023 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting sehingga harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, Manajemen SDM merupakan program aktivitas untuk mendapatkan sumber daya manusia, mengembangkan, memelihara dan mendayagunakannya. Dengan tujuan untuk mendukung organisasi mencapai tujuannya. Sumber daya manusia saat ini memiliki pengaruh besar pada sebuah perusahaan di mana sekarang berada pada perubahan lingkungan bisnis yang sulit untuk diprediksi dan tidak lagi stabil. Perusahaan harus fleksibel tidak lagi bersikap kaku (organizational rigidity). Kegiatan bisnis tidak lagi dijalankan berdasarkan aturan saja, melainkan juga dikendalikan oleh visi dan nilai. Oleh karena itu, memerlukan kemampuan SDM yang dapat diandalkan, memiliki wawasan, kreatifitas, pengetahuan, dan sevisi dengan perusahaan. Manajemen sumber daya manusia ini menjadi bidang kajian penting dalam perusahaan karena problem yang dihadapi perusahaan bukan hanya persoalan bahan mentah, modal, alat kerja, dan produksi saja, tetapi juga problem sumber daya manusia yang notabene adalah pihak yang menjalankan dan mengelola faktor-faktor produksi sekaligus merupakan tujuan dari kegiatan produksi itu sendiri. Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan karyawan atau pegawai agar tercapai tujuan-tujuan individu, organisasi, dan masyarakat. Pernyataan dari Flippo tersebut menyamakan pengertian manajemen sumber daya manusia sama dengan manajemen personalia. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) meliputi kemampuan dan potensi yang dimiliki pimpinan dan karyawan dalam sebuah perusahaan. Karyawan tidak boleh diperlakukan sebagai mesin dan perlu disadari bahwa karyawan adalah mempunyai potensi dan bakat yang terus dapat dikembangkan untuk kepentingan perusahaan. Setelah dikembangkan maka pimpinan perlu menciptakan suasana yang kondusif untuk dapat mengaplikasikan kemampuannya dalam perusahaan. Namun, pengaplikasian MSDM ini sendiri bukan hanya dilakukan di perusahaan saja, dalam sebuah organisasi MSDM juga menjadi aset penting agar tujuan organisasi yang ingin diraih dapat tercapai. Dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Mahasiswa Dan Umum, penjelasan mengenai MSDM pada sebuah organisasi dalam upaya meningkatkan efektivitas sumber daya manusia yang ada akan dijelaskan secara rinci. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan sumber daya manusia yang saling memberi manfaat. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan bagian dari manajemen umum yang memfokuskan pada sumber daya manusia. Pada prinsipnya, fungsi manajemen sumber daya manusia ini mencakup beberapa aktivitas yang secara signifikan mempengaruhi keseluruhan area kerja suatu perusahaan yang terdiri atas perencanaan, pengangkatan dan pemberhentian karyawan, pengupahan tunjangan, penilaian kinerja, penghargaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan, keselamatan dan kesehatan kerja, kepemimpinan, serta produktivitas. BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Performance Management Performance Management adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seorang atasan kepada staf-stafnya untuk memastikan agar mereka dapat bekerja dengan optimal sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan. Menurut Armstrong, Manajemen Kinerja atau Performance Management adalah upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh hasil terbaik dalam kelompok, individu, maupun organisasi melalui penjelasan-penjelasan dan pemahaman kinerja dalam sebuah kerangka kerja yang jelas dalam standar, tujuan, dan syarat-syarat atau kompetensi yang telah disepakati bersama. Performance Management dilakukan secara terus menerus agar perusahaan melakukan perbaikan-perbaikan yang sifatnya berkelanjutan. Baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan, Performance Management memiliki peran yang sama-sama penting. Bagi karyawan, Performance Management akan memberikan pengakuan dari perusahaan terhadap hasil kerjanya. Bagi perusahaan, dengan adanya Performance Management , kinerja karyawan akan mengalami perbaikan-perbaikan yang selanjutnya dapat mendukung kemajuan perusahaan. 2.1.1 Pentingnya Performance Management Berikut merupakan beberapa alasan mengapa Performance Management penting dalam perusahaan : Mengidentifikasi Masalah Kinerja Pengelolaan performa yang baik akan membantu identifikasi masalah dalam kinerja sedini mungkin. Hasil kinerja akan ditelaah dengan tujuan kinerja yang sudah ditentukan, kemudian dari itu akan terlihat apakah progres sesuai dengan rencana atau tidak. Jika sudah, manajer dan HRD biasanya akan turun tangan untuk membantu atau sekedar mencari tahu mengapa masalah bisa terjadi supaya bisa terselesaikan. Membantu HRD dalam Menjalankan Rekrutmen dan Pelatihan Selain mengidentifikasi masalah kinerja, hal penting lain dari performance management adalah membantu tugas HRD. Manajemen performa karyawan merupakan salah satu tanggung jawab dari HRD akan tetapi jika tugas tersebut berjalan dengan lancar, maka tugas HRD yang lain seperti rekrutmen dan pelatihan juga akan berjalan mulus. Sebab, perancangan rekrutmen dan pelatihan berdasarkan dari manajemen performa. Membuat Karyawan Merasa Dihargai Salah satu dari bagian manajemen performa adalah memberikan feedback kepada karyawan pasca evaluasi kinerja. Karyawan akan merasa senang dan dihargai jika perusahaan memberikan feedback atau masukan atas perkembangan kinerja. Dengan begitu, karyawan juga bisa secara mandiri mengembangkan diri untuk mencapai tujuan perusahaan. Karyawan pun juga semakin nyaman untuk menjadi bagian perusahaan. Menggali Karyawan Unggulan Karyawan unggulan adalah karyawan yang mempunyai kegigihan dan kualitas pekerjaan yang bagus. Untuk menggali karyawan mana saja yang mempunyai keunggulan tersebut, perusahaan dapat menggunakan data perkembangan performa karyawan secara keseluruhan. Dengan begitu, akan terlihat mana karyawan yang unggul dan mana yang tidak. Karyawan unggulan umumnya akan menerima bonus ekstra atau akan dipromosikan jabatan tertentu. 2.1.2 Tujuan Manajemen Kinerja Adapun tujuan spesifik diterapkannya manajemen kinerja. Michael Armstrong mengatakan bahwa tujuan spesifik manajemen kinerja adalah untuk : Mencapai peningkatan yang dapat diraih dalam kinerja organisasi Bertindak sebagai pendorong perubahan dalam mengembangkan suatu budaya yang berorientasi pada kinerja Meningkatkan motivasi dan komitmen karyawan Memungkinkan individu mengembangkan kemampuan, dan meningkatkan kepuasan kerja mereka serta mencapai potensi penuh mereka bagi keuntungan mereka sendiri dan organisasi secara keseluruhan, mengembangkan hubungan yang konstruksi dan terbuka antara individu dan manajer dalam suatu proses dialog yang dihubungkan dengan pekerjaan yang sedang dilaksanakan sepanjang tahun Memberikan suatu kerangka kerja bagi kesepakatan sasaran bagaimana diekspresikan dalam target dan standar kinerja sehingga pengertian bersama tentang sasaran dan peran yang harus dimainkan manajer dan individu dalam mencapai sasaran tersebut meningkat Memusatkan perhatian pada atribut dan kompetensi yang diperlukan agar bisa dilaksanakan secara efektif dan apa yang seharusnya dilakukan untuk mengembangkan atribut dan kompetensi tersebut Memberikan ukuran yang akurat dan objektif dalam kaitannya dengan target dan standar yang disepakati sehingga individu menerima umpan balik dari manajer tentang seberapa baik yang mereka lakukan Memberi kesempatan individu untuk mengungkapkan aspirasi dan perhatian mereka tentang pekerjaan mereka Menunjukkan pada setiap orang bahwa organisasi menilai mereka sebagai individu Membantu memberikan wewenang kepada orang memberi orang lebih banyak ruang lingkup untuk bertanggung jawab atas pekerjaan dan melaksanakan kontrol atas pekerjaan itu Membantu mempertahankan orang-orang yang mempunyai kualitas yang tinggi dan mendukung misi jauh manajemen kualitas total 2.1.3 Model Manajemen Kinerja Proses manajemen kinerja diawali dengan perencanaan bagaimana merencanakan tujuan di masa yang akan datang, berikut merupakan beberapa model dalam manajemen kinerja : Model Deming Deming menjelaskan bahwa proses manajemen kinerja dimulai dengan menyusun rencana, melakukan tindakan pelaksanaan, memonitor jalannya dan hasil pelaksanaan, akhirnya melakukan review atau peninjauan kembali atas jalannya pelaksanaan dan kemajuan pekerjaan yang telah dicapai. Model Castello Costello menjelaskan bahwa proses manajemen kinerja sebagai berikut, siklus dimulai dengan melaksanakan persiapan perencanaan dan dibuat rencana dalam bentuk rencana kinerja dan rencana pengembangannya. Guna meningkatkan kinerja diberikan sebuah coaching pada personel dan dilakukan pengukuran kemajuan kinerja. Peninjauan kembali selalu dilakukan terhadap kemajuan pekerjaan dan bila diperlukan dilakukan perubahan rencana. Model Torrington dan Hall Torrington dan Hall menjelaskan proses manajemen kinerja dengan merumuskan terlebih dahulu harapan terhadap kinerja atau hasil yang diharapkan dari suatu kinerja, dan ditentukan dukungan yang diberikan terhadap kinerja untuk mencapai tujuan. Model Armstrong dan Baron Armstrong dan Baron menjelaskan siklus manajemen kinerja sebagai urutan. Proses manajemen kinerja dilihat merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan secara berurutan agar dapat mencapai hasil yang diharapkan 2.2 Performance Appraisal Performance appraisal atau yang lebih dikenal dengan sebutan penilaian kinerja adalah evaluasi yang sistematis terhadap kinerja dan kemampuan karyawan, sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Penilaian tersebut biasanya disusun oleh atasan langsung karyawan. Prosedur ini biasanya memerlukan atasan untuk mengisi formulir penilaian standar yang akan menjadi evaluasi tiap individu. 2.2.1 Tujuan Performance Appraisal Tujuan dilakukannya performance appraisal sebenarnya sudah sangat jelas, guna melakukan evaluasi pada tiap karyawan. Nantinya proses evaluasi akan berhubungan dengan kinerja dan produktivitasnya di masa yang akan datang. Bila karyawan memiliki nilai yang kurang ia bisa tahu bagaimana ia harus membuat perbaikan pada kinerjanya. Selain itu perusahaan juga bisa menggunakan Penilaian Kinerja atau Performance Appraisal ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus ataupun bisa juga sebagai dasar untuk penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja. 2.2.2 Tahapan - tahapan Performance Appraisal Berikut merupakan beberapa tahapan pada performance appraisal. Menetapkan Standar Kinerja Proses Penilaian Kinerja dimulai dari penetapan Standar Kinerja. Manajer harus menentukan prestasi, Keterampilan ataupun Output apa yang akan dievaluasi. Standar-standar kinerja ini harus dimasukan kedalam Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Deskripsi Jabatan (Job Description). Standar Kinerja juga harus Jelas dan Objektif agar mudah dipahami dan dapat diukur. Standar tidak boleh diungkapkan secara samar-samar seperti “pekerjaan yang baik” atau “Kualitas kerja yang baik”. Karena Standar yang samar-samar ini tidak dapat menegaskan standar kinerja dengan jelas. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja. Komunikasi harus bersifat dua arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya. Mengukur Kinerja yang Nyata Tahap penilaian kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan maupun laporan tertulis. Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus objektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang ditentukan Pada tahap ini, kinerja nyata atau kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang ditentukan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. Dampaknya mungkin Positif maupun Negatif tergantung pada penilaian yang disajikan. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan) Langkah terakhir pada proses penilaian adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya. 2.2.3 Metode penilaian performance appraisal Setiap perusahaan biasanya memiliki metode penilaian performance appraisal yang berbeda-beda. Namun, beberapa penilaian performance appraisal yang umum digunakan perusahaan, yaitu: 1. Tradisional Dalam metode penilaian tradisional, seorang manajer duduk bersama seorang karyawan dan mendiskusikan kinerja untuk periode kinerja sebelumnya, biasanya satu tahun. Diskusi akan didasarkan pada pengamatan manajer terhadap kemampuan karyawan dan kinerja tugas seperti yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan. Kinerja dinilai dengan peringkat tertentu untuk menentukan kenaikan persentase gaji. Dalam metode tradisional, biasanya manajer akan menggunakan formulir penilaian yang memiliki tiga kategori peringkat, yaitu luar biasa, kompeten penuh, dan tidak memuaskan. Persentase gaji dan isi formulir bagi setiap perusahaan bisa berbeda-beda. 2. Self appraisal Self appraisal merupakan proses penilaian kinerja yang bermanfaat untuk mendorong karyawan untuk bertanggung jawab atas kinerja mereka sendiri dengan menilai prestasi atau kegagalan sendiri. Metode self appraisal biasanya dilakukan sebelum karyawan mendiskusikan poin-poin penilaian dengan manajer. Nantinya manajer juga akan memberikan umpan balik atau feedback mengenai self appraisal yang sudah dilakukan setiap karyawan, apakah sudah sesuai yang dinilai manajer selama ini atau tidak. 3. Employee-initiated review Dalam sistem peninjauan employee-initiated review, karyawan diberi tahu bahwa mereka dapat meminta peninjauan dari manajer. Jenis penilaian berdasarkan permintaan ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan proses peninjauan tradisional. Sebaliknya, metode penilaian employee-initiated review dapat digunakan untuk melengkapi proses peninjauan tradisional. Metode penilaian employee-initiated review juga dilakukan untuk meningkatkan hubungan kerja dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan. 4. Umpan balik 360 derajat atau feedback 360° Umpan balik 360 derajat adalah metode penilaian kinerja yang mengacu pada umpan balik tentang kinerja karyawan yang diberikan oleh manajer, atau karyawan dari departemen berbeda yang berinteraksi dengan karyawan (evaluasi rekan kerja), dan karyawan itu sendiri. Jenis umpan balik ini juga mencakup umpan balik yang dihasilkan karyawan tentang kinerja manajemen atau yang juga dikenal dengan istilah penilaian ke atas). 5. Grading Metode sistematis ini memungkinkan manajer untuk dengan cepat menilai performa karyawan, seperti kerjasama tim, komunikasi, perhatian terhadap detail, dan lain-lain. Setiap karyawan biasanya dapat diberi skor A – F atau 1 – 5 atau bahkan dari tidak dapat diterima hingga sangat baik. Namun, metode ini dinilai subjektif dan tidak dapat digunakan tanpa adanya metode penilaian lainnya. BAB III ANALISIS KOMPARATIF PT. Sang Hyang Seri (Persero) Kantor Regional III Malang memiliki sistem performance appraisal berupa Daftar Penilaian Kerja yang berdasarkan pada hasil kerja, sikap kerja dan kemampuan kerja. Dalam Daftar Penilaian Kerja, bobot untuk hasil kerja adalah 50 %, 30% untuk sikap kerja dan 20% untuk kemampuan kerja. Akan tetapi, Daftar Penilaian Kerja existing yang dimiliki oleh PT. Sang Hyang Seri (Persero) KR III Malang memiliki beberapa kelemahan yaitu penilaian terhadap karyawan hanya melibatkan satu evaluator, yaitu pihak SDM. Pihak SDM tidak mengetahui performa karyawan yang dinilai secara keseluruhan karena evaluator tidak berkaitan secara langsung dengan karyawan yang dinilai sehingga penilaian yang dihasilkan tidak objektif. Oleh karena itu, performance appraisal karyawan dengan sistem yang baru diperlukan agar dapat digunakan sebagai pembanding dalam melakukan performance appraisal karyawan. Hasil perbandingan hasil performance appraisal existing dengan hasil penilaian menggunakan metode 360 derajat, sebanyak 83% hasil penilaian karyawan menggunakan metode 360 derajat lebih rendah daripada hasil penilaian karyawan existing. Hal ini mengindikasikan adanya penyimpangan penilaian. Sesuai dengan teori Bab II tentang Performance Appraisal menggunakan metode 360 derajat bahwa umpan balik 360 derajat adalah metode penilaian kinerja yang mengacu pada umpan balik tentang kinerja karyawan yang diberikan oleh manajer, atau karyawan dari departemen berbeda yang berinteraksi dengan karyawan (evaluasi rekan kerja), dan karyawan itu sendiri. Jenis umpan balik ini juga mencakup umpan balik yang dihasilkan karyawan tentang kinerja manajemen atau yang juga dikenal dengan istilah penilaian ke atas). BAB IV KESIMPULAN dan REKOMENDASI Kesimpulannya bahwa untuk melakukan Performance Management diperlukan adanya penilaian berdasarkan hasil KPI atau Key Performance Indicator, tujuannya untuk mengukur hasil kinerja karyawan yang telah dicapai. Sehingga ketika hasil KPI sudah mencapai sesuai dengan program kerja yang sudah dibuat maka hal tersebut menunjukkan pencapaian kinerja karyawan atau sub bagian bidang tersebut. Selain itu penilaian atau appraisal bisa menggunakan beberapa metode sesuai dengan yang dibutuhkan. Rekomendasi bacaan : https://bit.ly/3Mqhe8E https://bit.ly/41ceKyT